举办虚拟活动的技巧

无论你的会议是2小时的网络会议,还是规模更大的会议,确保你了解所需的细节,对于提供最好的会议体验是非常重要的。有很多选择。选项包括视频共享,屏幕共享,录音,无障碍功能和更多。即使你认为你已经计划好了每一种可能性,路上会有颠簸。其中一些可能需要你改变航向并想出一个新计划。

但是,一切都会好起来的!有次我们的规划过程,我们认为我们已经找到了,只需要调整基于不可预见的情况下,故障的技术,或者意识到,以确保我们为所有参与者提供了最好的体验,我们需要做一些困难和昂贵的决策,以确保雷竞技app线路检测中心可访问性和股票

我们所有的工作都基于我们在该领域提供的相同的最佳实践和指导。我们信奉言传身教。我们跟着我们的向导,比如Zoombombing指南,擦数字服务工具包,并创建了我们的内部Zoom管理指南,以帮助我们明确员工的角色和职责。制定一份职责和程序的协议,这样当你准备好测试时,每个人都知道你的计划。我们确信我们对我们的技术进行了测试、双重测试和三重测试。但是他们怎么评价最佳计划呢?我们中的许多人都是动手学习者,我们必须演示产品,以确保我们理解了他们。有很多选择。做好调查,找出最适合你的机构和与会者的需求的选择。

在测试中,事情总是顺利的;当你到达实际事件时,意想不到的事情发生了。我们的目标是减少差距和问题,以确保用户体验不会中断。

以下是我们一路走来学到的一些经验:

1.不要犹豫问问题,然后问更多的问题。我们以为我们问了所有正确的问题,但随着时间的推移,我们意识到我们需要更多的信息。无论是我们的视频分享平台和会议现场供应商,还是我们的承包商对我们材料的经验水平,或者我们计划如何提供证书,都有很多需要考虑的。如果一些事情没有意义,继续问问题。与团队成员结对来思考,一步一步,每个过程和目标。这可以帮助确定需要更多信息的地方。市场上有多种平台可供选择,每种平台都有其优缺点。查看功能,设置,用户选项,和隐私政策,以决定哪个选项有最好的隐私,技术,和安全功能最适合你的事件。雷竞技app线路检测中心使用我们的视频和数字服务工具比较图表,以帮助指导您选择平台。

2.测试。重新测试。测试一遍。我们以为我们赢了!我们现在意识到,最好从不同的视图进行测试,无论是浏览器、应用程序、手机还是平板电脑。做更多的测试是有帮助的,然后回到第一个问题,因为我们会发现更多的问题。这一步将帮助我们理解,有些人对他们的选择有着完全不同的体验和理解,而不是我们的屏幕和平台所允许我们看到的。因为平台总是在更新,所以在其他事件发生之前再次进行测试是很重要的。

3.隐私和安全应该是头等大事。考虑一下使用平台参加活动的人可能会有隐私和安全方面的顾虑。评估所有可用的隐私和安全特性。在适当的情况下,使用等候室,并在会议前让使用者知道保密守则。确定策略和功能,让你可以删除不应该在那里的人。更新常常会影响安全性和隐私,因此要确保软件和平台在使用前进行更新。记住要经常检查隐私政策、服务条款或其他可能影响用户体验的设置的任何更改。

4.考虑你的机构的保密义务。许多技术会说它们是“符合HIPAA的”,并且是提供HIPAA安全规则标准的技术产品雷竞技app线路检测中心可能是这是一个很好的选择,但是产品必须满足VAWA、FVPSA和VOCA的更高的隐私和保密标准。我们的导游关于HIPAA隐私,安全与技术的受害者服务项目常见问题解答雷竞技app线路检测中心,有其他有用的信息来帮助你理解你的义务。

5.规划每个平台的需求。平台太多了!你需要注册系统吗?你将如何与你的目标受众和注册者进行沟通?你会用什么来举办真正的活动?需要什么来确保可访问性?以确保对您的数据和您需要的隐私级别进行控制?您是否需要为参会人员提供资源、材料或证书?你是想发送内容,公开发布,还是私下发布到一个有密码保护的网站?在此过程中,重要的是要让您拥有的任何it支持参与进来,并就整个计划进行沟通。重要的是要调查大量选择的供应商,并找到最适合你的代理。

a.一些会议主办网站提供视频会议或在线教育平台的集成包,可以节省你很多时间,但前提是系统正常工作!例如,我们的视频托管站点和虚拟会议托管站点集成的问题阻止了人们获得会话链接。

b.对于字幕,你可以使用YouTube字幕免费选项或支付现场字幕。不管怎样,这个行业都有一个“可接受的”误差范围,这意味着人们可能会错过上下文和重要信息。我们的后续工作中一个完全没有计划的部分是为每一个培训视频编辑字幕,以修复相当大的错误。

c.当使用字幕时,Zoom不会在事件/培训记录中记录字幕。谁知道呢? !在视频准备好发布/分享之后,将字幕整合到录制的视频中是另一个步骤。

在使用平台时,必须考虑这些系统可能被误用的方式。变焦炸弹不会只发生在极速上。制定策略,如果在会议期间发生在线骚扰,你的机构将如何对待员工、演讲者和与会者。如果会议是在网上进行的,在会议前检查平台设置,确保隐私和安全。

6.做自己觉得正确、公平和容易的事情。我们不能说我们做这项工作是为了所有的幸存者,所有的项目,所有的服务提供者,如果我们不能为每个人提供公平的机会。这意味着致力于易用性。这是一个不断发展的过程。提供可访问的服务并不仅仅意味着在复选框中打勾。这意味着你要尽你所能确保在线空间、材料和整个活动是真正可访问的。如果翻译人员不在场,或者出现了技术上的困难,比如关闭的字幕没有显示出来,我们会等待并在开始之前解决这个问题。这可能意味着我们必须取消或推迟活动,以确保这项技术对每个人都有效。雷竞技app线路检测中心其他人可能不得不调整他们的期望,但这并不意味着我们不尽力提供一个包容和欢迎的空间。例如,在我们的峰会期间,很明显,我们优先展示译员有时会让其他人分心或感到沮丧,所以对我们来说,解释这个过程以及我们为什么选择这样的设置变得很重要。我们早就有口译员了,但在这个过程中,我们也意识到如何更有选择性地确保人能够有效地为我们的工作环境进行口译。 The nature of our work requires someone to have a trauma-informed lens when captioning and interpreting. Factor this in when thinking about who can and should interpret and caption your events. The Vera Institute of Justice, Center on Victimization and Safety can help you了解有关提供可访问事件和服务的更多信息

7.适当的人员。创建详细的内部议程,为每件事分配角色,然后分配备份帮助,以防意外发生。对于Summit来说,所有人都要时刻准备着,即使只有一个主持人在发言。我们有不同的人被分配到实时聊天和接收邮件来回答问题。我们也有单独的工作人员,包括美国手语翻译、字幕翻译和西班牙语翻译。每个人都是需要的。当技术出现问题时,当团队成员出现危机时,我们不得不在会议中途调换口译人员,我们就使用了后备人员。为员工制定计划,或者为满足自己的能力制定更少的内容。问题不在于会不会出问题,而在于什么时候出问题,最好是尽可能做好准备,迅速适应,并有足够的员工来维持活动的进行。幸运的是,虽然我们遇到了挑战,但与会者很少看到,这就是我们的目标。当打嗝和问题发生时,重要的是要灵活,以团队为导向,了解创伤,并记住以欢乐和支持为中心。 When we do these things, we reduce stress especially as we navigate these uncertain and hard times.

8.记住我们是为谁而工作。无论你是一个倡导者,当地项目,技术专家,研究人员,执法人员,还是国家的助教,我们知道我们做这项工作是为了帮助幸存者。因此,当我们——作为一个运动,倡导者,或服务提供者——犯了错误,我们从中学习,我们调整,然后我们做得更好,知道我们的工作对那些向我们寻求支持的幸存者很重要。